Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document interne par lequel un salarié ou le dirigeant lui-même demande le remboursement de dépenses engagées dans le cadre professionnel avec des fonds personnels. Elle concerne aussi bien les repas d'affaires, les déplacements, les fournitures achetées en urgence, que les frais de stationnement.

Quelles dépenses peuvent être remboursées ?

Pour être remboursable, une dépense doit remplir trois conditions cumulatives :

  • Caractère professionnel : la dépense doit être directement liée à l'activité de l'entreprise.
  • Justification : un justificatif original (ticket, facture) doit être conservé.
  • Caractère réel et non excessif : le montant doit être raisonnable au regard de la situation.

Les dépenses personnelles, même partiellement liées à un déplacement professionnel, ne peuvent pas être intégrées dans une note de frais.

Comment rédiger une note de frais ?

Un bon modèle de note de frais doit mentionner les informations suivantes :

  1. Le nom et prénom du bénéficiaire
  2. La date et la nature de la dépense
  3. Le montant TTC et HT (si applicable)
  4. Le motif professionnel précis
  5. La signature du bénéficiaire et du responsable validant

Les indemnités kilométriques : un cas particulier

Pour les déplacements avec un véhicule personnel, l'entreprise utilise le barème kilométrique de l'administration fiscale, révisé chaque année. Ce barème varie selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année.

Le remboursement sur la base de ce barème est exonéré de cotisations sociales, à condition de respecter les plafonds officiels et de conserver les justificatifs de trajet (adresses, dates, objet).

Quel traitement comptable ?

Les notes de frais sont comptabilisées en charges selon leur nature :

  • Compte 625 – Déplacements, missions, réceptions
  • Compte 606 – Achats de fournitures non stockées
  • Compte 623 – Publicité, publications, relations publiques

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, pensez à récupérer la TVA déductible sur les dépenses éligibles (repas, carburant, péages…).

Délai de présentation

Il n'existe pas de délai légal pour présenter une note de frais, mais il est fortement conseillé d'établir une règle interne (ex. : présentation dans le mois qui suit la dépense) pour faciliter la gestion comptable et éviter les litiges.